What is Adaptive Metadata?

Die in Picturepark integrierte Technologie der „adaptiven Metadaten“ ermöglicht es Ihnen, für Ihr Digital Asset Management Metadaten-Schemata zu entwerfen, die immer den Entwicklungsstand der Inhalte Ihrer digitalen Assets reflektieren. Das bedeutet, dass Ihre Assets zusätzlich zu ihren speziellen Metadaten weitere Sets von Metadaten haben können. Es bedeutet außerdem, dass sich das Metadaten-Schema eines Assets im Laufe dessen Lebenszyklusses ändern kann. Vergleichen Sie dazu andere DAM-Systeme, die ihren Nutzern ein einziges, statisches Metadaten-Schema für einen ganzen Katalog oder eine ganze Datenbank aufzwingen.

Adaptive Metadaten sind so wichtig, weil Sie Ihre digitalen Inhalte damit besser beschreiben, verwalten und kontrollieren können. Ihre Metadaten sind immer aktuell, und Ihre Nutzer sehen immer die Metadaten, die sie zu sehen erwarten.

Hier sind einige Beispiele, die zeigen, warum adaptive Metadaten sinnvoll sind:

Assets, die von anderen lizenziert wurden – Wenn Sie Inhalte lizenzieren, müssen Sie die Gültigkeitsdaten dieser Lizenzen sowie die von den Lizenzen vorgegebenen Nutzungs- und Verbreitungsbeschränkungen verfolgen und die Angaben zu Erweiterungen und Verlängerungen vorhalten. Da diese Informationen für intern erstellte Inhalte nicht relevant sind, wollen Sie nicht, dass diese Metadaten bei im Hause kreierten Inhalten erscheinen. Nutzer werden verwirrt, wenn sie Metadatenfelder sehen, die keinen Sinn ergeben, und sie laufen Gefahr, falsche Entscheidungen bei der Eingabe von Metadaten zu treffen.

Assets gleichen Typs, aber für verschiedene Zwecke – Nicht alle Bilder sind gleich, selbst, wenn sie im gleichen Dateiformat vorliegen. Ein Portrait eines Mitarbeiters etwa braucht keine Angaben zu einer Produktlinie oder zur Sprache. Benutzer sollten diese Informationen nicht sehen, wenn sie ein Portraitfoto betrachten – bei Produktfotos müssen sie aber in der Lage sein, solche Informationen einzugeben und zu bearbeiten. Und für ein internes Meeting erstellte Präsentationen sollten nie mit solchen verwechselt werden, die für die Nutzung durch den Vertrieb freigegeben sind.

Assets in unterschiedlichen Stadien ihres Lebenszyklusses – Assets, die sich noch in der Produktion befinden, erfordern andere Metadaten als solche, die schon genutzt werden oder solche, die bereits archiviert wurden. Termine, die Namen von Künstlern und Redakteuren, Gründe für verweigerte Freigaben und Designanweisungen sind nur einige der Angaben, die Sie vielleicht im Rahmen der Produktion benötigen, nicht aber danach. Auf der anderen Seite gibt es keinen Grund, warum Assets, die noch lange aktuell sind, Metadatenfelder für die Archivierung führen sollten.

Metadaten-Ebenen

Für die einfache Planung und Pflege von Schemata adaptiver Metadaten ermöglicht Picturepark Ihnen die Zuweisung (und Rücknahme) von Metadaten in vordefinierten Sets, den Asset-Klassen. Lassen Sie sich von dem technischen Begriff nicht abschrecken – es ist tatsächlich ganz einfach. Eine Asset-Klasse ist ein Set von Metadatenfeldern (und optional vorgegebenen Werten), die in irgendeiner Beziehung zueinander stehen, die für Ihr Unternehmen relevant ist.

Zum Beispiel können Sie für Assets, die in Zusammenhang mit einem Ihrer Mitarbeiter stehen, die folgenden Werte verfolgen:

  • Name des Mitarbeiters (Textfeld)
  • Funktion des Mitarbeiters (Textfeld)
  • Abteilung (Ausklappmenü)
  • Kenntnisse und Fähigkeiten (kontrolliertes Vokabular)

Der erste Schritt wäre, eine neue Asset-Klasse mit der Bezeichnung Mitarbeiter zu definieren, die jedes dieser Felder enthält.

Sie können diese Asset-Klasse allen digitalen Assets zuweisen, die in irgendeiner Weise in Bezug stehen mit einem bestimmten Mitarbeiter – Entwicklungsunterlagen, Portraits, Lebensläufe, Reports oder anderes. Auf diese Weise finden Sie immer schnell alle digitalen Assets mit Bezug auf einen Mitarbeiter – unabhängig von Inhalt, Format und Zweck. Und so finden Sie auch immer alle Materialien zu Ihrem CEO, wenn Sie diese etwa für eine Pressekonferenz benötigen. Außerdem sind diese Funktionen hilfreich, wenn Sie die Materialien eines Mitarbeiters archivieren wollen, der das Unternehmen verlassen hat.

Wenn Sie die Felder angelegt haben, die Sie für die Definition einer neuen Asset-Klasse benötigen, können Sie festlegen, welchen Nutzergruppen der Zugriff darauf möglich sein sollte. So können die Mitarbeiter der Personalabteilung die Felder Ihrer Asset-Klasse Mitarbeiter bearbeiten, während andere nur die Feldwerte sehen können. Für andere Nutzergruppen wie etwa freie Mitarbeiter wollen Sie die Werte sicher ganz verbergen.

Vorgabewerte und „intelligente“ Updates

Einer der Vorteile der Möglichkeit, digitalen Assets neue Metadaten-Ebenen zuzuweisen, liegt in den Vorgabewerten, die jedem Feld beigegeben werden können. Zum Beispiel wollen Sie statt einer generellen Asset-Klasse Mitarbeiter separate Asset-Klassen für jede Abteilung anzulegen. In diesem Fall könnte jede Klasse den Namen der Abteilung jeweils vorgeben.

Die Arbeit mit Vorgabewerten mag eine Standardfunktion sein, die Sie von jeder professionellen DAM-Software erwarten. Picturepark bietet Ihnen darüber hinaus eine intelligente Möglichkeit, Vorgabewerte, die Assets bereits zugewiesen sind, zu aktualisieren. Wenn Sie einen Vorgabewert ändern, der einem Feld einer Asset-Klasse zugewiesen ist, haben Sie drei Optionen:

  • Sie verwenden diesen Wert für alle zukünftigen Zuordnungen, lassen aber alle bestehenden Zuweisungen unverändert.
  • Sie verwenden diesen Wert für alle zukünftigen Zuordnungen und erzwingen ein Update aller vorhandenen Zuordnungen auf den neuen Wert.
  • Sie verwenden diesen Wert für alle zukünftigen Zuordnungen, lassen aber alle bisherigen Zuordnungen unverändert, die von einem Nutzer verändert wurden.

Die letzte Option ist diejenige, bei der die Intelligenz ins Spiel kommt. Wenn Ihre Vorgabewerte von einem Benutzer manuell bearbeitet wurden, möchten Sie diese Werte nicht überschreiben, wenn Sie einem Feld einen neuen Vorgabewert zuweisen. Picturepark ermöglicht Ihnen, dies zu vermeiden, und es geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihnen die von den Nutzern bearbeiteten Werte anzeigt. Damit können Sie bei Bedarf für jedes Asset eine fundierte Entscheidung treffen.

Umstellung von bestehenden Metadaten-Schemata auf adaptive Metadaten

Die Umstellung Ihres Picturepark-Systems von einem einzelnen statischen Metadaten-Schema auf ein Schema auf Basis adaptiver Metadaten ist einfach. Aber wie bei allen Entscheidungen in Sachen Metadaten-Schemata ist auch hier die Planung wichtig. Ein erster Schritt ist die Analyse Ihrer digitalen Assets aus einem der drei unten beschriebenen Blickwinkel.

Quelle – Betrachten Sie die unterschiedlichen Quellen, von denen Ihre digitalen Inhalte kommen – von Bildagenturen, freien Mitarbeitern, Ihrem Team und anderen. Dann überlegen Sie, wodurch sich diese Quellen unterscheiden – das können Lizenzen, Nutzungsbeschränkungen oder andere Aspekte sein. Diese Unterschiede definieren die Metadatenfelder, die Sie Ihrer Asset-Klasse Quelle hinzufügen.

Zweck – Einige digitale Assets mögen für die interne Planung und Entwicklung verwendet werden, andere für Werbung oder Kundenschulungen. Beachten Sie diese Unterscheidungen und denken Sie über die Metadaten nach, die Sie brauchen, um jede verwalten zu können.

Lebenszyklus – Betrachten Sie die verschiedenen Phasen des Lebenszyklusses Ihrer Inhalte und ermitteln Sie dann die Metadaten, die Sie brauchen, um jede Stufe zu abbilden zu können. Was müssen Sie über die in Produktion befindlichen Assets wissen? Welche Informationen benötigen Sie, bevor ein Asset für die Nutzung freigegeben werden kann? Woher wissen Sie, wann ein Asset archiviert werden kann?

Sie werden vielleicht daran denken, Asset-Klassen hinzuzufügen, um diese und viele andere Unterschiede fassbar zu machen. Es ist aber immer gut, klein und einfach zu beginnen. Dies ermöglicht Ihnen und Ihren Benutzern, zunächst einen besseren Eindruck zu bekommen, wie Sie adaptive Metadaten am besten nutzen können.

Sobald Sie sich Gedanken gemacht haben, wie Sie adaptive Metadaten in Ihrem Picturepark-System einführen können, sollten Sie das Picturepark-Serviceteam kontaktieren, um die angedachten Änderungen zu diskutieren. Das Einholen einer zweiten Meinung dazu, wie Sie diese neue Technologie nutzen können, ist eine gute Idee, bevor Sie umfassende strukturelle Änderungen an Ihrem DAM-System vornehmen. Und wenn Sie adaptive Metadaten zwar für sinnvoll halten, aber noch keine Vorstellung haben, wie Sie damit beginnen können – das Picturepark-Serviceteam kann Ihnen Tipps und Ratschläge geben.

Adaptive Metadaten sind eine Standardfunktion von Picturepark, und das System hebt sich damit klar von anderen DAMs ab. Wenn Sie sie schon haben,

Metadaten für mehrere Nutzergruppen

Eine weitere wichtige Anwendung adaptiver Metadaten ist, einzelnen Nutzergruppen ihre individuellen Metadaten-Schemata zu bieten. Wenn Sie etwa Picturepark einsetzen, um mehreren Kunden, Abteilungen oder Niederlassungen Metadaten-Services anzubieten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass jede Gruppe ihre eigenen Vorstellungen hat, welche Metadaten sie nutzen möchte. Adaptive Metadaten ermöglichen Ihnen, Metadaten-Schemata zu entwickeln, die perfekt den Anforderungen der einzelnen Nutzergruppen entsprechen.

Ohne adaptive Metadaten müssten Sie für jeden Kunden eine eigene Datenbank einsetzen, womit die katalogübergreifende Suche und das Metadaten-Management deutlich weniger komfortabel werden. Muss man den Benutzern tatsächlich abverlangen, dass sie wissen, welchen Katalog oder welche Datenbank sie öffnen müssen, um ein bestimmtes Asset zu finden? Die meisten arbeiten lieber mit einem einzigen Portal, über das sie alles finden, was sie benötigen. Das vereinfacht den Alltag der Nutzer und es reduziert die Komplexität der Benutzerrechte Ihres DAM-Systems. Wir werden uns in einem zukünftigen Beitrag ausführlicher mit adaptiven Metadaten für das Management mehrere Nutzergruppen befassen.

Was sind adaptive Metadaten?

Assets of the same type that vary in purpose – Not all images are the same, even if they’re in the same file format. An employee headshot, for example, has no associated product line or language designation. Users shouldn’t see those values when viewing headshots, but they must be able to enter and edit those values when viewing product box shots. Likewise, presentations created for internal strategy meetings should never be confused with those approved for use by your sales team.

Assets in different lifecycle stages – Assets in production require different metadata than do assets in use, or those that have been archived. Due dates, artist and editor names, approval denial reasons, and design directives are just some of the values that you might need during development, but not later. Likewise, there’s no point in seeing Archive Date and Archive Location metadata fields for assets that have years of useful life left in them.

Metadata Layering

In order to make adaptive metadata schemas easy to plan and manage, Picturepark enables you to apply (and remove) metadata in predefined sets called Asset Classes. Don’t be scared by the technical term—it’s actually straightforward. An asset class is simply a set of metadata fields (and optionally default values) that are related to one another in some way that makes sense to your business.

For example, you might track the following values for digital assets related to one of your employees:

  • Employee Name (text field)
  • Employee Title (text field)
  • Department (drop-down list)
  • Expertise (controlled vocabulary)

The first step would be to create a new asset class called Employee that included each of these fields.

You’d then apply this asset class to all digital assets that are in some way related to a given employee—research materials, headshots, biographies, reports or anything else. This way, you’d always have a fast way to find all digital assets related to an employee, regardless of content, format or purpose. It’s a great way to quickly find all materials related to your CEO when you need some promotion content. It’s also helpful if you ever need to achieve materials that feature a departing employee.

Once you have defined the fields you need to define a new asset class, you can choose which user groups should have access to those fields. This makes it possible, for example, for your HR employees to be able to edit the fields of your Employee class while others can only see the field values. For some user groups, such as public users, you might want to hide the values entirely.

Default Values and “Smart” Global Updates

One of the benefits of being able to apply new metadata layers to digital assets comes from default values that can be assigned to each field. For example, instead of a general Employee asset class, you might want to create separate asset classes for each department. In that case, each class could provide department name by default.

While

assigning default values is standard behavior that you would expect

from any professional DAM software, Picturepark additionally offers you a

“smart” way to update default values that have been previously applied

to your assets. When you change the default value assigned to an asset

class field, you have three options:

  • Assign this value during all future asset assignments but leave all existing values alone
  • Assign this value during all future asset assignments and force-update all existing values to match the new value
  • Assign this value during all future asset assignments but do not change existing values that have been edited by a user

That last option is where the “smart” comes into play. If your default values have been manually edited by a user, you might not want to overwrite those values when you apply a new default value to a field. Picturepark enables you to avoid this, and it goes a step further by letting you see the user-edited values. This enables you to make an informed decision on an asset-by-asset basis.

Updating Existing Metadata Schemas to Adaptive Metadata

Converting your Picturepark from having a single static metadata schema to one that’s based on adaptive metadata isn’t difficult. But as with all metadata schema design decisions, planning is key. A great first step is to analyze your digital assets from one of the three angles mentioned above.

Metadata for multiple stakeholders

Another important use for adaptive metadata is to offer individual stakeholders their own metadata schemas. For example, if you use Picturepark to offer metadata services to multiple clients, departments or subsidiaries, you might find that each has its own idea about the metadata values it would like to track. Adaptive metadata enables you to build metadata schemas that perfectly match each stakeholder’s needs.

Without adaptive metadata, you’d have to rely on using multiple different databases for each client, which can make cross-catalog searching and metadata management less convenient. For example, are users really expected to know which catalog or database to open to find a given asset? Most would prefer having a single portal through which they can find anything they need. It makes things easier on them, and it reduces the permissions/rights complexity of your DAM.

We’ll cover adaptive metadata for managing multiple stakeholders in more detail in a future post.

Source – Consider the various places from which your digital content comes, such as stock photo houses, freelancers or employees. Then consider what differs between these sources. It could be licenses, usage restrictions or more. Those differences will define the metadata fields you add to your Source asset class.

Purpose – Some digital assets might be used for internal planning and development, while others are used for promotion or customer education. Take note of these distinctions and think about the metadata values you’d need to manage each.

Lifecycle – Consider the various lifecycle stages of your content and then consider the metadata values you need to track each stage. What do you need to know about your works in progress? What information do you require before an asset can be approved for use? How do you know when an asset is ready for archive?

Though you might eventually consider adding asset classes to handle these and many other differentiations, it’s always good to start small and easy. This will enable you and your users to get a better handle on how adaptive metadata will work for you.

Once you’ve given some thought to how you might introduce adaptive metadata to your Picturepark, contact Picturepark’s Services team to discuss the changes you have in mind. Getting a second opinion on how you might use this new technology is a great idea before you make any big structural changes you your DAM system. Or, if you think this sounds like a good idea, but you have no idea where to begin, Picturepark Services can offer some ideas.

Adaptive metadata is a standard feature of all Pictureparks, and it really sets Picturepark apart from other DAMs. As long as you have it, why not take advantage?